10 mẫu email tiếng Anh thông dụng cho công việc

Cách viết email bằng tiếng Anh

Nếu bạn đang làm việc với một đối tác nước ngoài, hoặc đang cần ứng tuyển cho một công ty đa quốc gia, kỹ năng sử dụng tiếng Anh để viết email là không thể thiếu! Sau đây, 2WayEnglish sẽ chỉ cho bạn một vài cách viết email bằng tiếng Anh sao cho thật chuyên nghiệp và ấn tượng.

Cách viết email bằng tiếng Anh
Viết email bằng tiếng Anh không khó như bạn tưởng!

1. Mẫu câu thường dùng cho email bằng tiếng Anh

Có rất nhiều cách để viết email bằng tiếng Anh tùy theo từng trường hợp hay mục đích cụ thể. Tuy nhiên, email nào cũng sẽ bao gồm 3 phần chính với các mẫu câu thường dùng như sau:

1.1. Salutation – Lời chào

Dưới đây là một số ví dụ về lời chào mà bạn có thể chọn để bắt đầu email của mình. Hãy chọn một lời chào phù hợp với người nhận mail và lý do viết mail:

Khi viết mail cho một hoặc hai người nhận:

    • Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. [Họ người nhận],
    • Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. [Họ người nhận 1] and Mr./Mrs./Miss/Ms. [Họ người nhận 2],
    • Hello Mr./Mrs./Miss/Ms. [Họ người nhận],
    • Hi Mr./Mrs./Miss/Ms. [Họ người nhận],
    • [Tên người nhận],

Khi viết mail có từ ba người nhận trở lên:

    • Hello everyone,
    • [Tên văn phòng hoặc tên team],
    • Hi team,
    • Hello all,
    • Hi there,
    • Good morning,
    • Good afternoon,
    • Good evening,

Nếu bạn không biết tên của người nhận:

    • Dear Sir, (nếu người nhận là nam)
    • Dear Madam, (nếu người nhận là nữ)
    • Hi,
    • Hello,
    • Dear Hiring Manager,
    • Greetings,

Chú ý:

Hãy chọn một danh xưng phù hợp theo đối tượng nhận mail của bạn:

    • “Mr. + Họ của người nhận” nếu người nhận là nam
    • “Mrs. + Họ của người nhận” nếu người nhận là một phụ nữ đã kết hôn
    • “Miss + Họ của người nhận” nếu người nhận là một phụ nữ chưa kết hôn
    • Nếu bạn không chắc người phụ nữ mà bạn đang gửi mail đến là Miss hay Mrs. thì Ms. sẽ là một lựa chọn an toàn. 
    • Một cách tiếp cận rõ ràng, không phân biệt giới tính khác là viết ra tên đầy đủ của người nhận: “Dear Alex Lee,”

1.2. Body – Nội dung chính

Lời mở đầu

Khi bạn là người chủ động viết email, bạn có thể mở đầu bằng cách hỏi thăm sức khỏe người nhận, tạo ra một bầu không khí thân thiện cho bức thư:

    • How are you? 
    • How are you doing? 
    • How are things lately? 
    • How have you been? 

Nếu đây là một email hồi đáp, hãy bắt đầu bằng lời cảm ơn vì đối phương đã gửi mail:

    • Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
    • Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
    • Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Lí do viết thư

Tiếp theo, bạn sẽ nêu lí do và mục đích của email. Sau đây là một số trường hợp thường gặp:

  • Mail xin việc:

“I’m writing in response to your job posting for the Reception Associate position…”

  • Mail follow-up sau buổi phỏng vấn:

I’m following up with the additional information you requested regarding my portfolio…”

  • Mail mời họp

I’m reaching out to set up a meeting about the upcoming project…”

  • Mail giới thiệu thành viên mới:

I’m writing to introduce you to the newest member of our HR team, Helen Farber…”

  • Mail chấp nhận offer

I’m excited to learn about the offer…”

Các thông tin chi tiết khác

Bạn có thể bổ sung các thông tin khác liên quan đến chi tiết công việc trong phần này của email. Tuy nhiên, hãy nhớ trình bày chúng một cách ngắn gọn và súc tích. Ngoài ra, khi viết email bằng tiếng Anh, đừng quên kiểm tra lại các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trước khi gửi đi nhé! 

1.3. Lời chào và kết thúc email

Trước khi ký tên, hãy viết một câu ngắn gọn để kết thúc email của bạn. Bạn có thể chọn một trong số những câu sau:

    • Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)
    • Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)
    • If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)
    • I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn)

Và cuối cùng là phần ký tên. Bạn có thể ký tên theo những cách sau:

    • Regards và Best Regards (có thể áp dụng cho hầu hết tình huống)
    • Sincerely Yours (thường dùng để kết thúc thư xin việc, thư mời hoặc khiếu nại)
    • Faithfully Your (dùng cho email phản hồi với vai trò là nhà cung cấp cho khách hàng)

 

2. Mẫu email bằng tiếng Anh cho công việc

Cách đơn giản nhất để viết một email bằng tiếng Anh là sử dụng những mẫu template sẵn có của người bản xứ. Dưới đây là 10 mẫu email thông dụng cho từng mục đích sử dụng tại nơi làm việc:

cach-viet-email-bang-tieng-anh-cho-cong-viec

Mail ứng tuyển cho công việc

Dear [Tên],
The job posting for the position of [Vị trí công việc] at [Tên công ty] really piqued my interest. I believe my abilities are a good match for the requirements of this position, and I’m excited to submit my application.
My most recent position was as a [nội dung công việc] at [Tên công ty cũ]. In addition, I am involved in the [Tên dự án] project as a [nội dung công việc].
My resume has been attached to this letter. I hope you will discover more about my background, education, accomplishments, and awards while taking a look at it.
Please let me know if you need any other information. I really look forward to hearing from you about this opportunity.
Thank you for your consideration.

[Ký tên]

Mail cảm ơn sau buổi phỏng vấn xin việc

Dear [Tên],
Thank you for taking the time to meet with me today to discuss the position of [Vị trí công việc] at [Tên công ty]. It was an honor meeting you, and I enjoyed talking about [Một nội dung trong buổi phỏng vấn]. I’m looking forward to contributing my abilities and [Tên lĩnh vực] experience to the [phòng ban ứng tuyển] team, as I believe I’d be a valuable member in your [Tên dự án] project.
I hope to hear from you as soon as possible. Please let me know if I can provide you with any further information.
Thank you,
[Ký tên]

Mail từ chối lời mời làm việc

Dear [Tên],
Thank you for giving me the opportunity to work as a [Vị trí công việc] with [Tên công ty]. I really appreciate you taking the time to consider me for this position. After thorough contemplation, I’ve realized that this is not the perfect choice for my goals at this moment. I’ve made the decision to [accept another position/ stay at my current position/ look for an another job/ choose a different path].
Thank you once again for your time and consideration. I wish you luck in your search for the ideal candidate for this position.
Regards,
[Ký tên]

Mail yêu cầu giải thích thêm về một chủ đề công việc

Dear [Tên],
Thank you for getting in touch with me regarding [chủ đề công việc]. Could you please provide me some more details so that I may better understand your request? I’d like to support you as soon as possible. It would help to speed up the process if you could perhaps specify the three most critical points for which you want my assistance.
I’ll be able to better assist you once I have more explanation.
Thank you very much.
[Ký tên]

Mail xin tài liệu từ đồng nghiệp

Dear [Tên],  

We are going to [nội dung công việc] on [thời gian] and [tên tài liệu] will be an important part of our work.

I understand from [Tên] that [Lí do cần tài liệu]. She mentioned that you have the [tên tài liệu]. Do you think you could send it to me by email?

I would be grateful if we could have it by close of business on [thời gian cần tài liệu]. That would give us time to prepare for our [nội dung công việc].

Thanks very much for your help.

Best regards,

[Ký tên]

Mail thông báo mời họp

Dear [Tên người nhận/tên team],

I am writing to arrange a meeting with an aim to [Mục đích buổi họp]. If the time works for you, I would like us to meet at [thời gian] on [ngày] at [địa điểm].

Please let me know if that works for you or if you prefer another time and location. I’m looking forward to meeting with you.

Thank you,

[Ký tên]

Mail thông báo thay đổi deadline công việc

Dear [Tên],
This email is to inform you that the project deadline for [tên công việc] has been rescheduled. Instead of [deadline cũ], the new deadline is [deadline mới]. We will need to adjust the timeline as a result of this modification to guarantee that each task will be completed by the deadline. A new project timeline proposal is included below. Please review your assigned tasks and let me know if you will be able to accomplish them by the new deadlines. Please contact me if you have any questions or concerns.
Thank you very much!
[Ký tên]

Mail xin feedback từ khách hàng 

Dear [Tên],
I hope you’ve been satisfied with our services thus far.
We want to keep providing the finest service possible. Could you please spare five minutes filling out this feedback form for us: [Link]?
Please be very honest in your responses. Don’t be hesitant to point out things that you don’t like. We appreciate your comments and are prepared to make any adjustments to better serve you.
Thank you,
[Ký tên]

Mail phản hồi phàn nàn từ khách hàng

Hi, this is [Tên và chức danh của bạn],

Today at [thời gian], we received a notice that there was a [vấn đề của khách hàng].

I want to assure you that [đảm bảo với khách hàng]. We hope to have everything up and running by [thời gian để sửa chữa vấn đề].

You’ve put your trust in [tên công ty], and I know how upset you might feel if you’ve been trying to [thứ khách hàng cần]. Although the error was outside our control, I want to express my regret for the situation.

Please know that as soon as this problem is resolved, we’ll start looking into measures to prevent it from happening again.

Again, please accept my deepest apologies. I’ll update you shortly to let you know when [vấn đề được giải quyết].

If you have any questions, please don’t hesitate to email me directly at [địa chỉ email].

Thank you,

[Ký tên và chức danh của bạn]

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về cách viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, hoặc đang lo lắng về khả năng sử dụng tiếng Anh nơi công sở, hãy tham khảo ngay các KHÓA HỌC TIẾNG ANH DÀNH CHO NGƯỜI ĐI LÀM của chúng tôi!

Liên hệ 2WayEnglish để được tư vấn và test trình độ miễn phí!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *